Ondanks alle inspanningen van een club zullen er altijd leden zijn die hun lidmaatschap opzeggen. Dan is het belangrijk om de reden van vertrek te achterhalen. Pas als die gekend is, kan de club bekijken hoe ze dit in de toekomst zal proberen te voorkomen. Een afscheidsgesprek kan helpen om die informatie te weten te komen. Dat gesprek voer je op het moment dat iemand zijn lidmaatschap opzegt. Door middel van enkele korte vragen probeer je te achterhalen wat de reden(en) voor het vertrek is. Het afscheidsgesprek kan mondeling (face to face of via de telefoon) gevoerd worden, maar de club kan er ook voor kiezen om te vragen een schriftelijke enquête of enquête via e-mail in te vullen. Je kan ook bij vrienden van het lid navragen waarom hij of zij stopt.

Het gesprek gebeurt bij voorkeur door iemand die dicht bij de sporter staat, maar niet de trainer is. Een jeugdcoördinator of ploegverantwoordelijke kan deze taak op zich nemen. Zo kan ook een eventueel probleem tussen sporter en trainer aangekaart worden.

Denk eraan om leden die stoppen, te laten weten dat ze opnieuw welkom zijn op een later tijdstip.

GOED VOORBEELD

Vlaamse Handbalvereniging & Hou een afscheidsgesprek
Via een afscheidsgesprek krijg je een antwoord op tal van vragen: spelers die de club verlaten, waaraan ligt dat? Weten we dat wel? Haken onze leden af na enkele weken of na vele jaren? de Vlaamse Handbalvereniging vraagt haar clubs om de redeneen van vertrek bij te houden in een overzicht. Zo krijgt de club zicht op terugkerende oorzaken die ze kan oplossen.